1. OBJET DE CETTE CHARTE
La présente note a pour objet d’informer toute personne candidate à un poste/ stage au sein de C2D (ci-après le « Candidat » ou les « Candidats ») des conditions dans lesquelles C2D, traite ses données à caractère personnel.
2. DÉFINITIONS
« Données personnelles » signifie toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable ; est réputée être une « personne physique identifiable » une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement.
« Traitement » désigne toute opération ou tout ensemble d’opérations appliquées à des données à caractère personnel, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la conservation, la modification, la consultation, l’utilisation, l’effacement, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition. Sont concernées les données personnelles consignées sur papier, de même que celles qui sont conservées sur ordinateur.
« Finalité » désigne l’objectif pour lequel est réalisé un traitement de données personnelles.
3. PRINCIPES RELATIFS A LA PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES
Quiconque traite des données personnelles doit se conformer aux principes édictés par la règlementation en vigueur. Selon ces principes, les données personnelles :
(a) doivent être traitées de manière licite, loyale et transparente : les données personnelles des Candidats sont toujours collectées et traitées sur la base d’une justification particulière (la “base légale”). Aucun traitement contraire aux principes de cette Charte et de la règlementation applicable ne peut être réalisé. De plus, des informations claires, transparentes et complètes sont fournies aux Candidats sur les traitements réalisés sur leurs données personnelles ;
(b) doivent être collectées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes ;
(c) doivent être adéquates et pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard de la finalité du traitement – les données personnelles des Candidats sont collectées et traitées pour des objectifs déterminés, et ce dès le début du traitement ; seules sont collectées les données personnelles des Candidats qui sont strictement nécessaires pour atteindre les objectifs prévus. Aucune donnée personnelle superflue, compte tenu des traitements opérés, n’est collectée ou utilisée ;
(d) doivent être exactes et, si nécessaire, tenues à jour : les données personnelles des Candidats sont exactes et autant que possible tenues à jour. Toutes les mesures raisonnables sont mises en œuvre pour que les données personnelles inexactes soient rectifiées ou supprimées ;
(e) ne doivent pas être conservées pendant une durée excédante celle nécessaire au regard de la finalité du traitement : les données personnelles des Candidats ne sont pas conservées pendant une durée supérieure à celle qui est nécessaire pour atteindre les finalités pour lesquelles elles ont été collectées. Elles peuvent également être conservées ou archivées pour les durées de prescription légale ;
(f) doivent être conservées de manière sécurisée : les données personnelles des Candidats sont conservées et traitées d’une manière garantissant leur sécurité et leur confidentialité. En outre, les données doivent être traitées dans le respect des droits des personnes et ne doivent pas être transférées à des personnes ou à des organisations situées dans des pays qui n’offrent pas une protection adéquate.
4. TRAITEMENT LOYAL ET LICITE
Les traitements des données personnelles du Candidats permettent à C2D d’évaluer la capacité de ce dernier à occuper l’emploi proposé et d’effectuer les démarches préalables à la conclusion éventuelle d’un contrat avec le Candidat. Les données concernées peuvent comprendre des données que C2D reçoit directement du Candidat (par exemple, lorsqu’il remplit des formulaires ou lorsqu’il échange avec C2D par courrier postal ou électronique, par téléphone ou par tout autre moyen) et celles que C2D reçoit indirectement par d’autres sources (Pôle Emploi, Indeed…) Les traitements des données personnelles des Candidats doivent avoir une base légale. Ainsi, les traitements ne pourront être mis en œuvre que s’ils reposent sur l’une des justifications suivantes :
a) Afin de respecter une obligation légale s’imposant a C2D. Il peut s’agir d’une loi ou d’une règle issue des conventions collectives appliquées par C2D.
b) Pour répondre à un intérêt légitime de C2D. Dans le cas où des données personnelles sont traitées sur le fondement d’un intérêt légitime, il est toujours fait en sorte qu’il ne soit pas porté atteinte aux intérêts, droits et libertés fondamentales des Candidats.
5. CONSERVATION DES DONNÉES PERSONNELLES
Les données personnelles des candidats sont conservées aussi longtemps que nécessaire afin de répondre aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, ou pour répondre à des obligations légales de conservation (ce qui, correspond à une durée de deux ans après le dernier contact entre le Candidat et C2D lorsque la candidature n’a pas donné lieu à embauche). Elles pourront également être conservées ou archivées pour les durées de prescription légale. Pendant toute la durée de conservation de ces données personnelles, l’accès aux données personnelles des Candidats est limité aux seules personnes qui doivent y accéder, et qui disposent des habilitations correspondantes, selon les finalités des traitements prévus. A l’issue de cette durée, les données personnelles des Candidats seront effacées définitivement ou rendues anonymes de manière irréversible. Si le Candidat est embauché par C2D, la conservation de ses données personnelles sera soumise aux durées de conservation appliquées au personnel de C2D.
6. TRAITEMENT RESPECTUEUX DES DROITS DES CANDIDATS
Tout Candidat peut faire valoir, à tout moment, ses droits détaillés ci-dessous :
a) droit d’accès : les Candidats peuvent solliciter l’accès aux données à caractère personnel les concernant détenues par C2D ;
b) droit de rectification : les Candidats peuvent demander que des données personnelles inexactes ou incomplètes soient rectifiées ou complétées ;
c) droit à l’effacement : les Candidats peuvent dans certaines situations demander l’effacement de leurs données personnelles ;
d) droit à la limitation du traitement : les Candidats peuvent demander que leurs données personnelles soient rendues temporairement inaccessibles afin de limiter leur traitement futur ;
e) droit d’opposition : les Candidats peuvent dans certaines situations s’opposer à certains traitements de leurs données personnelles ;
f) droit à la portabilité : les Candidats peuvent demander à recevoir communication des données personnelles qu’ils ont fournies au responsable de traitement, dans un format informatique structuré et couramment utilisé ; Pour exercer ces droits, les Candidats peuvent contacter le Délégué à la Protection des Données (« DPO ») de C2D à l’adresse mail suivante : contact@cdeuxd.fr ou à l’adresse postale suivante : SARL CDEUXD, à l’attention du DPO, 188 Route de Boissise, 77350 LE MEE SUR SEINE, en précisant dans l’objet du courrier « Droit des personnes ». Les Candidats peuvent également adresser une réclamation à la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (« CNIL ») via son site www.cnil.fr, dans le cas où ils considèrent qu’un traitement de données personnelles ne respecte pas la réglementation sur la protection des données personnelles.
7. SÉCURITÉ DES DONNÉES PERSONNELLES
Le maintien de la sécurité des données implique de garantir la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité (pour des finalités autorisées) des données personnelles. Pour assurer la sécurité et la confidentialité des données personnelles des Candidats, C2D a mis en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour prévenir tout traitement illicite ou non autorisé de données personnelles, et notamment :
– Le contrôle des accès et des habilitations sur les équipements informatiques permettant les traitements des données personnelles des Candidats ;
– Des mesures de sécurisation des infrastructures techniques (poste de travail, réseau, serveur) et des données (sauvegarde, plan de continuité d’activité) ;
– La limitation des personnes autorisées à traiter des données personnelles en fonction des finalités et des moyens prévus pour chaque traitement ;
– Le contrôle des garanties suffisantes présentées par les sous-traitants de C2D ;
– Des procédures ont été mises en place afin de réagir promptement dans le cas où les données personnelles des Candidats feraient l’objet d’un incident de sécurité.
8. DESTINATAIRES DES DONNEES PERSONNELLES
Pour les besoins des traitements décrits ci-dessus, les données personnelles des Candidats pourront dans certains cas être communiquées à des destinataires qui peuvent être des entités de C2D, des sociétés extérieures, telles que des sous-traitants (conseils externes, cabinet de recrutement) ou des autorités habilitées. C2D, responsable de traitement, fait appel à des sous-traitants qui présentent des garanties suffisantes pour que le traitement soit conforme aux principes applicables en matière protection des données personnelles et pour que la confidentialité et la sécurité des données personnelles soient assurées. En cas de cession ou d’acquisition d’une activité ou d’actifs, C2D pourrait être amenée à communiquer les données personnelles qu’elle détient au potentiel cédant ou à l’acquéreur potentiel de ladite activité ou desdits actifs. En outre, si la totalité ou la quasi-totalité des actifs de C2D étaient acquis par un tiers, les données personnelles détenues par le C2D e feraient parties des actifs transférés.
9. APPLICATION ET MODIFICATION DE LA CHARTE
La présente Charte n’a pas de nature contractuelle. Cette Charte étant susceptible d’être mise à jour, C2D invite les Candidats à contacter le DPO afin d’avoir connaissance de toute mise à jour. Pour toute question relative à cette charte, veuillez contacter le Délégué à la Protection des Données de C2D (« DPO ») dont les coordonnées sont rappelées ci-dessus (point 6).
SARL CDEUXD – 188 Route de Boissise – 77350 Le Mée sur Seine Tel : 07-87-98-14-90 – Courriel : contact@cdeuxd.fr Siret : 852 714 161 00019 – APE : 4932Z